In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij met uw gegevens omgaan.
UK ETA Service NL is een onafhankelijke aanvraagservice die reizigers ondersteunt bij het aanvragen van een UK Electronic Travel Authorisation (ETA). Wij zijn geen onderdeel van GOV.UK, de Britse overheid, het Home Office of een officiële overheidsinstantie.
Voor het ondersteunen van een ETA-aanvraag kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
Omdat een ETA-aanvraag paspoortgegevens en foto’s kan bevatten, behandelen wij deze gegevens als gevoelige aanvraaginformatie. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het doel waarvoor u ze aan ons verstrekt: het ondersteunen en verwerken van uw ETA-aanvraag.
Wij verwerken persoonsgegevens om onze dienstverlening uit te voeren. Dit betekent dat wij uw gegevens gebruiken om uw aanvraag te controleren, te verwerken, contact met u op te nemen wanneer iets ontbreekt of onduidelijk is, en u updates te sturen over de status van uw aanvraag.
Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens voor administratieve doeleinden, klantenservice, betalingscontrole, beveiliging, fraudepreventie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Om duidelijke problemen vóór het indienen te herkennen, kunnen geüploade paspoortfoto’s en gezichtsfoto’s automatisch worden beoordeeld op technische geschiktheid. Daarbij kan onder andere worden gekeken naar scherpte, leesbaarheid, uitsnede, reflectie, schaduw, bedekking van gegevens, achtergrond en aanwijzingen dat een afbeelding een foto van een afgedrukte foto of een ander scherm is.
Voor deze controle kunnen wij de afbeelding tijdelijk versturen naar een externe AI-dienstverlener, waaronder OpenAI. Wij sturen voor deze beoordeling alleen de afbeelding en technische controle-instructies door. Naam, e-mailadres, telefoonnummer en overige formuliergegevens worden niet als onderdeel van de fotocontrole meegestuurd.
De controle wordt niet gebruikt voor gezichtsherkenning, identiteitsvergelijking, het vaststellen van de echtheid van een paspoort, het bepalen wanneer een foto is gemaakt of het nemen van een beslissing over de ETA. Het resultaat is uitsluitend een voorselectie. Bij twijfel wordt de foto toegelaten en handmatig door UK ETA Service NL gecontroleerd.
Gegevens die via de OpenAI API worden verwerkt, worden standaard niet gebruikt om OpenAI-modellen te trainen, tenzij de API-accountbeheerder daar uitdrukkelijk voor kiest. API-invoer en -uitvoer kan volgens de toepasselijke gegevensinstellingen tijdelijk worden bewaard voor beveiliging en misbruikcontrole, standaard tot maximaal 30 dagen. Meer informatie staat in het privacybeleid voor zakelijke OpenAI-diensten.
Betalingen worden verwerkt via externe betaalproviders, waaronder Stripe. Wij ontvangen geen volledige bankgegevens of creditcardgegevens. Wij kunnen wel betalingsreferenties, betaalstatussen en transactiegegevens verwerken die nodig zijn om uw aanvraag aan uw betaling te koppelen.
Wanneer u betaalt met iDEAL, Bancontact, PayPal of creditcard, wordt de betaling via de gekozen betaalmethode en de betaalprovider verwerkt. UK ETA Service NL gebruikt deze informatie alleen om te controleren of de betaling is voltooid en om de aanvraag daarna verder te verwerken.
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, bijvoorbeeld met technische dienstverleners, betaalproviders of systemen die nodig zijn voor het verwerken van uw aanvraag.
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Aanvraaggegevens kunnen tijdelijk worden bewaard om de aanvraag te verwerken, klantenservice te bieden, administratieve vragen te beantwoorden of geschillen te behandelen.
Bestanden zoals paspoortfoto’s en gezichtsopnames worden alleen bewaard zolang dit nodig is voor de verwerking van de aanvraag, controle, klantenservice of wettelijke/administratieve verplichtingen.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongeoorloofde wijziging.
Omdat geen enkel digitaal systeem volledig risicovrij is, vragen wij klanten om zorgvuldig om te gaan met aanvraaggegevens, e-mails en documenten die zij aanleveren.
U heeft het recht om informatie op te vragen over de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Ook kunt u verzoeken om correctie, verwijdering of beperking van verwerking, voor zover dit wettelijk mogelijk is en voor zover dit de uitvoering van een lopende aanvraag niet onmogelijk maakt.
Voor vragen over uw gegevens kunt u contact opnemen via vragen@etaservice.nl.
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via vragen@etaservice.nl.